Quand une allocation pour frais divers crée une incitation inappropriée

Imaginons qu’un employé qui déménage au Canada découvre que, pour obtenir un permis de conduire provincial, il doit fournir une traduction certifiée conforme de son dossier de conduite et des documents connexes.

Le coût est de 600 $.

L’employé a reçu une allocation de déménagement pour frais divers de 3 000 $ et on lui a indiqué que la traduction devait être payée à même cette somme.

Cette réaction est compréhensible : Ça représente 20 % de mon argent de poche. Il doit bien y avoir une autre solution.

L’employé peut reporter la commande de la traduction, chercher une solution moins coûteuse ou se demander si celle-ci est vraiment nécessaire.

Du point de vue de l’employeur, cette dépense représente une partie relativement mineure, mais nécessaire, du déménagement. Du point de vue de l’employé, 600 $ de ce qu’il considère comme son argent sont sur le point de disparaître.
Ces deux points de vue sont valables.

Et c’est là que réside un problème lié à la manière dont certaines politiques de relocalisation ont évolué.

La bonne affaire d’origine

Les indemnités de déménagement diverses constituaient une solution élégante à un problème administratif.

Les programmes de réinstallation traditionnels s’articulaient souvent autour de prestations déterminées relativement généreuses. L’employeur prenait en charge le transport des biens ménagers, l’aide à la vente de la maison, l’hébergement temporaire, les frais de déplacement et d’autres dépenses importantes liées à la réinstallation.

L’allocation pour frais divers s’ajoutait à ces avantages sociaux; elle était parfois calculée sur la base d’un salaire mensuel.

Son objectif était de couvrir les innombrables petites dépenses qui accompagnent inévitablement un déménagement, mais qui sont difficiles, et franchement fastidieuses, à gérer une à une.

Plutôt que de présenter des reçus pour chaque petit achat ménager, les employés recevaient une allocation et avaient toute latitude pour la dépenser. Le service des ressources humaines n’avait ainsi pas à déterminer si l’achat d’un nouveau rideau de douche constituait une dépense légitime liée au déménagement à Winnipeg.

L’employeur a ainsi évité de devoir traiter des dizaines de réclamations de faible montant. L’employé a quant à lui gagné en souplesse.

Une entente tout à fait raisonnable.

Il est important de noter que l’indemnité pour frais divers n’était généralement pas destinée à financer les éléments essentiels du déménagement. La majeure partie de ces coûts était déjà couverte par d’autres dispositions de la police.

C’est alors que l’entente a commencé à évoluer

Au fil du temps, les pressions liées aux coûts ont entraîné une refonte de nombreux programmes de réinstallation.

Les prestations déterminées ont été réduites, plafonnées ou supprimées. Les dépenses auparavant couvertes individuellement ont été regroupées sous la rubrique « allocations diverses ». Par ailleurs, les allocations elles-mêmes sont souvent devenues des montants fixes en dollars, plutôt que des versements généreux calculés en fonction du salaire.

Ces changements n’avaient rien d’irrationnel en soi. Les employeurs souhaitaient que les frais de déménagement soient plus prévisibles, que les formalités administratives soient allégées et que les employés bénéficient d’une plus grande souplesse.

Mais un événement important s’est produit en cours de route.

L’allocation pour frais divers a conservé sa vocation initiale, tout en étant progressivement utilisée pour couvrir des dépenses qui n’étaient plus vraiment de nature diverse.

Ce qui était au départ une somme destinée à couvrir les dépenses diverses liées au déménagement servait désormais à financer une partie du déménagement lui-même. L’allocation pour frais divers s’était discrètement vu attribuer une deuxième fonction, sans que cela s’accompagne d’une augmentation de salaire correspondante.

Une allocation initialement destinée à couvrir les dépenses accessoires était de plus en plus souvent appelée à prendre en charge les coûts liés aux activités de déménagement nécessaires.

Et à mesure que l’allocation diminuait par rapport à ces obligations, les employés ont naturellement commencé à y tenir davantage.

Une traduction de 600 $, qui aurait autrefois pu passer pour une dépense insignifiante, représente désormais une part importante des fonds dont dispose l’employé.

Cette allocation a, en quelque sorte, enfreint sa propre règle.

Quand la discrétion devient un problème

La caractéristique principale d’une allocation pour frais divers réside dans la liberté de choix dont jouit l’employé.

C’est justement ce qui en fait un outil utile.

Un employé peut faire des économies sur certains achats, dépenser davantage pour d’autres ou juger que certaines dépenses sont inutiles. L’employeur a en effet délégué à l’employé l’ensemble des petites décisions relatives aux dépenses.

Mais que se passe-t-il lorsque cette dépense n’est pas vraiment facultative?

Prenons l’exemple de la traduction de notre permis de conduire.

Si l’obtention du permis est essentielle à la mission de l’employé ou à la mise en place d’une vie viable sur le lieu d’affectation, l’employeur a tout intérêt à ce que la procédure soit menée à bien rapidement et correctement.

Pourtant, en intégrant cette dépense à l’allocation pour frais divers, l’employeur a créé une incitation financière pour que l’employé l’évite.

L’employé agit de manière rationnelle. Il en va de même pour l’employeur, qui souhaitait maîtriser les coûts et simplifier les formalités administratives.

Malheureusement, leurs intérêts ne coïncident plus.

Une mesure d’avantage social destinée à éliminer les formalités administratives superflues peut désormais donner lieu à des questions supplémentaires, à des retards et à des interventions, ce qui pourrait finir par coûter plus cher que les dépenses que l’employé hésitait à engager.

Toutes les petites dépenses ne sont pas forcément des dépenses diverses.

Cette distinction ne devrait pas reposer uniquement sur le montant en dollars.

Des frais administratifs obligatoires de 150 $ peuvent justifier une prise en charge directe par l’employeur, tandis qu’un achat discrétionnaire de 1 000 $ effectué par le ménage peut tout à fait être inclus dans une allocation pour dépenses diverses.

La question la plus pertinente est de savoir si l’employeur souhaite que l’employé fasse preuve de discernement quant à cette dépense.

Prenons quelques exemples :

Il y aura des zones d’ombre.

Un permis de conduire peut s’avérer indispensable pour un employé qui déménage dans une petite collectivité où les transports en commun sont limités, mais il revêt une importance nettement moindre pour quelqu’un qui s’installe au centre-ville de Toronto.

Le coût est le même. Son importance pour le déménagement, elle, ne l’est pas.

C’est là qu’une conception réfléchie des politiques revêt une importance plus grande qu’un catalogue exhaustif des dépenses admissibles au remboursement.

La solution ne consiste pas à tout rembourser

Il y a un risque à pousser cet argument trop loin.

Si chaque dépense mineure venait à être considérée comme une prestation déterminée, les employeurs pourraient se retrouver à remettre en place le dispositif administratif que les allocations diverses étaient justement censées remplacer.

Personne n’a vraiment envie que les Ressources humaines se remettent à vérifier les reçus pour des rideaux de douche.

Les allocations diverses restent un atout précieux. Elles offrent souplesse, prévisibilité et simplicité administrative. Elles tiennent compte du fait que les employés ont des besoins variés et que toutes les dépenses ne nécessitent pas l’intervention de l’employeur.

La question n’est pas de savoir s’il devrait y avoir des allocations diverses.

La question est de savoir si elles sont utilisées à bon escient.

Lorsqu’elles examinent une politique de relocalisation, les organisations devraient déterminer quelles dépenses relèvent véritablement du pouvoir discrétionnaire des employés et lesquelles sont nécessaires pour atteindre l’objectif visé par la relocalisation.

Cela pourrait nécessiter de réintégrer un petit nombre de dépenses dans le régime à prestations déterminées. Cela pourrait également nécessiter de reconnaître que certains coûts, bien que modestes, ont des répercussions qui vont bien au-delà de leur prix.

Il peut également y avoir des implications fiscales. Les allocations en espèces et certaines dépenses de déménagement prises en charge par l’employeur peuvent faire l’objet d’un traitement fiscal différent selon les circonstances, ce qui constitue une raison supplémentaire de ne pas considérer que ces deux approches sont interchangeables sur le plan financier.

Rappelez-vous à quoi servait cette allocation

À l’origine, la logique qui sous-tendait l’allocation pour frais divers était valable.

Offrez aux employés une certaine souplesse en matière de dépenses accessoires. Réduisez la charge administrative. Évitez de rédiger des dispositions de politique pour chaque petite dépense imaginable.

Mais lorsque les frais de déménagement nécessaires sont intégrés à cette allocation, l’employeur risque, sans le vouloir, d’inciter les employés à éviter de dépenser de l’argent pour des activités qu’il a pourtant besoin de voir réalisées.

Ce n’est pas un manque de discernement de la part de l’employé.

C’est ne pas faire la distinction entre deux types de dépenses fondamentalement différents.

Toutes les petites dépenses ne sont pas nécessairement des dépenses diverses.

Et le principe qui sous-tend l’élaboration des politiques est relativement simple :

Recourez aux allocations diverses pour les dépenses où il est souhaitable de laisser une marge de manœuvre à l’employé. Recourez aux prestations déterminées pour les dépenses où l’employeur souhaite obtenir un résultat précis.

L’allocation pour frais divers a été mise en place afin de faciliter la réinstallation.

Cela ne devrait pas rendre facultatives certaines étapes indispensables du déménagement.