La proposition de base d’une société de gestion de la relocalisation vous fournira des informations générales sur la société et ses capacités. Par exemple, vous pourriez avoir besoin d’un CMR capable de déplacer du personnel vers un pays en développement ou de fournir certains services à destination. Avec un appel d’offres, vous pouvez rapidement éliminer les fournisseurs qui ne peuvent pas répondre à cette exigence.
Cependant, quelques questions peuvent vous aider à en savoir plus sur votre fournisseur de services. Nous vous donnons quelques conseils sur les questions qui vous aideront à atteindre cet objectif.
Les questions habituelles
Les questions habituelles portent sur leur travail et leur coût. Des choses comme :
- Comment effectuez-vous votre travail ?
- Combien de déménagements votre entreprise effectue-t-elle par an ?
- Avez-vous des références ?
- Où en sont vos finances ?
- Décrivez votre flux de travail
- Décrivez vos accords de niveau de service standard
Toutefois, si vous utilisez des questions types ou un formulaire antérieur au sein de votre entreprise, vous devrez examiner chaque question et vous assurer qu’elle correspond à vos besoins et programmes actuels en matière de relocalisation. La passation de marchés est un processus long et complexe, qui touche différents secteurs de votre entreprise pendant de longues périodes. Il est bon de s’assurer que vous obtenez le prestataire qui vous convient le mieux, à l’issue de ce processus.
Veillez à ce que les questions soient adaptées à vos politiques de relocalisation. Si vos besoins actuels concernent à 90 % des déménagements nationaux, mais que vous êtes susceptible de procéder à des déménagements internationaux à l’avenir, vous pouvez poser des questions internationales, mais en leur attribuant une pondération inférieure à celle des questions nationales.
La longueur et le nombre de questions posées dans le cadre des appels d’offres ne sont pas figés. Si vous recevez des réponses de plusieurs personnes, vérifiez vos questions finales pour vous assurer que vous ne posez pas les mêmes questions ou des questions comparables plusieurs fois dans l’appel d’offres. Nous constatons souvent que la même question a été posée d’une manière légèrement différente et nous ne savons pas si les auteurs ont fait une erreur ou s’ils espéraient apprendre quelque chose de différent entre les deux questions.
#1 Renseignez-vous sur la culture d’entreprise
La culture d’entreprise est un aspect important de tout fournisseur de services que vous choisissez. Une société de gestion de la relocalisation doit être un partenaire de vos ressources humaines et non un simple prestataire de services. C’est pourquoi il est important de choisir une entreprise qui s’aligne sur votre culture d’entreprise avant de travailler avec elle à long terme.
Découvrez comment ils s’engageront et établiront des relations avec vos employés et, ce qui est presque aussi important, avec vos ressources humaines. Comment traitent-ils leurs propres employés ? Il pourrait refléter la philosophie qui sous-tend la façon dont vous serez aidé. Vous avez envie d’un environnement qui évolue rapidement ? Elle devrait être une entreprise qui respecte cela.
#2 En savoir plus sur la relation avec les fournisseurs
Les relations avec les fournisseurs sont cruciales pour les entreprises de gestion de la relocalisation ; elles constituent une partie essentielle de l’activité et le fait de bien les gérer se traduira par une plus grande réussite pour vos employés relocalisés. En fait, après avoir géré les différents éléments de la performance globale de la relocalisation, l’une des choses les plus importantes que fait un CMR est de gérer un réseau de fournisseurs.
Ainsi, l’une des premières questions que nous devons poser lorsque nous engageons une société de gestion de la relocalisation est de savoir comment elle traite avec ses vendeurs et ses fournisseurs.
Cette question doit être posée dès le début du processus de sélection, non seulement pour des raisons de qualité, mais aussi parce qu’elle vous aidera à comprendre comment le CMR hiérarchise les relations avec les fournisseurs. Quels sont les accords de niveau de service en place ? Quels sont les baromètres de satisfaction des services ? Comment le CMR donne-t-il la priorité à la qualité et à la conformité des fournisseurs ? Nous allons même jusqu’à dire que vous devriez demander des références aux fournisseurs.
#3 Demandez-leur d’examiner l’avenir du secteur de la relocalisation
Il peut également être utile de leur demander, dans le cadre d’un appel d’offres, comment ils envisagent l’avenir du secteur et ce qu’ils font pour anticiper le prochain changement. Par exemple, si une entreprise ne donne qu’une faible réponse à ses projets d’avenir et ne mentionne pas la technologie, cela pourrait être un signal d’alarme pour vos délocalisations dans trois ans. En outre, un bon plan stratégique est un gage de crédibilité et de confiance dans l’entreprise.
#4 Interrogez-les sur leur technologie
La technologie est aujourd’hui la pierre angulaire du secteur de la relocalisation. Il existe plusieurs technologies. Le CMR doit décrire en détail l’expérience utilisateur et la fonctionnalité de son logiciel de relocalisation pour les personnes transférées et pour les RH. Vous pouvez leur demander de joindre des captures d’écran, mais vous devez également vous assurer qu’ils sont prêts à faire une démonstration en direct s’ils sont présélectionnés.
Le portail contient-il des données en temps réel ? Les rapports sont-ils personnalisables ? Les flux de travail sont-ils personnalisables ? Quelle est la sécurité ?
Enfin, vous voudrez comprendre comment le logiciel influe réellement sur l’expérience de l’employé ou l’améliore. En quoi cela les aide-t-il à déménager ? Comment peuvent-ils interagir avec lui et en quoi cela facilite-t-il la relocalisation ? Qu’est-ce que l’expérience mobile ?
#5 Gestion des comptes : charge de travail, service en dehors des heures normales
Il s’agit peut-être de questions auxquelles les RH et les achats ne pensent pas, mais elles sont toutes importantes. Le principal point de contact pour les RH sera le gestionnaire de compte. Vous devez demander la biographie du gestionnaire de compte proposé et être prêt, lors des entretiens de référence, à poser des questions sur la qualité de la relation avec le gestionnaire de compte. Votre représentant commercial n’est peut-être pas votre gestionnaire de compte, il est donc préférable de le savoir au cours du processus d’achat.
La charge de travail et le service après les heures de bureau sont également des questions intéressantes à poser, car elles permettent de savoir comment l’entreprise sera en mesure de consacrer le temps nécessaire à votre employé transféré et à votre service des ressources humaines, et comment votre employé sera assisté après les heures normales de bureau.
Commencez tôt et révisez votre liste finale de questions
Attendre l’expiration de votre contrat actuel est une formule qui mène au désastre, car elle garantit presque une procédure précipitée. Prenez plutôt votre temps et planifiez en conséquence.
Ce qui précède vous donne un aperçu de certains domaines susceptibles d’intéresser votre entreprise. Mais vous avez peut-être d’autres questions, ou ces questions vous ont donné des idées sur de nouveaux sujets. Lorsque vous obtiendrez votre liste finale de questions, préparez-vous à les éditer pour voir si vous pouvez les réduire un peu. Après tout, chaque question doit être importante pour l’entreprise. S’il y a une question faible, il s’agit simplement d’une réponse supplémentaire que vous devez réviser en prenant votre temps précieux.
La mise en place d’une approche de haute qualité pour gérer un processus d’appel d’offres rentable et rapide peut vous aider à sélectionner le meilleur partenaire de relocalisation de salariés pour votre entreprise.
